O PowerPoint é um excelente instrumento para reuniões de negócios e aulas, mas é preciso saber utilizá-lo.
O PowerPoint é um dos programas de apresentação mais empregados em todo o mundo. Muito frequente em reuniões e aulas, o software pode ser o diferencial para fechar um grande contrato ou garantir o aprendizado, mas também pode também se tornar algo muito chato, que dispersa a atenção dos espectadores.
Aprenda a Fazer uma Apresentação em Power Point
O principal erro dos palestrantes que recorrem às apresentações do PowerPoint é transformá-las no centro da reunião. Muitas vezes, apenas leem o texto dos slides, que já está acessível aos participantes. É um equívoco comum: nas antigas exposições de transparências, exibidas com um retroprojetor, era possível verificar que a maioria do público caía no sono.
O foco deve ser o conteúdo a ser apresentado e o próprio apresentador. O PowerPoint deve ser encarado como um instrumento de apoio, mostrando imagens e gráficos para reforçar a informação transmitida. Se tudo está no slide, não há necessidade do expositor: o material pode ser enviado por e-mail.
Uma reunião – qualquer que seja o objetivo – não deve se limitar ao tema central. É preciso entremear a exposição com histórias e exemplos, que ajudam a relaxar e manter a atenção. O expositor deve criar vínculos entre o assunto e “causos” que possam enriquecer a exposição. Todos nós nos lembramos daquele professor excelente, que sabia mesclar equações de segundo grau com passeios na praia.
Quem consegue fazer isso garante o aprendizado eficaz e torna-se mais persuasivo numa reunião de negócios. E o PowerPoint permanece como pano de fundo, reafirmando com dados objetivos a fala do expositor.
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Uma proposta comercial ou de prestação de serviços é dividida em três partes: onde estamos, onde queremos chegar e como faremos para chegar lá. Textos simples e concisos, coadjuvados por imagens impactantes, nos slides do PowerPoint, são excelentes na tarefa do convencimento de clientes em potencial.
Modelos de Apresentações em Power Point
O software oferece muitos recursos gráficos: cores, fontes, formas de abertura dos slides. Por isto, estes recursos devem ser usados com parcimônia. O abuso provoca confusão e cansaço visual e, mesmo assim, é comum nas apresentações de PowerPoint. Nos textos, a fórmula clássica é a mais produtiva: títulos sem serifa, períodos serifados, linhas finas e olhos em itálico.
Dê preferência às fontes mais comuns; ao abrir o arquivo em outro computador, é possível que ele não tenha a fonte instalada e isto vai desconfigurar os slides. Nas imagens, usar vários tons da mesma cor funciona melhor do que várias cores diferentes. As imagens devem ser simples, já que a apreensão visual é bastante forte.
Em algum momento da reunião, pode ser necessário chamar a atenção para algo que o expositor esteja manuseando, ou simplesmente para a sua fala, e a tela colorida do datashow pode dificultar esta tarefa. Para retirar as imagens momentaneamente, basta teclar C (a tela ficará branca) ou E (ficará preta). Para retornar aos slides, só é preciso retomar qualquer tecla.
O PowerPoint permite a apresentação dos slides do formato “paisagem” ou “retrato”. Para alterar, na edição 2003, selecione “arquivo”, “configurar página” e “slides”. Na edição 2007, o caminho é “design” e “orientação de slide”.
É comum optar por “copiar” e “colar” para inserir imagens numa apresentação do PowerPoint. No entanto, se o arquivo tiver muitas ilustrações, pode ocorrer de algumas delas ficarem ocultas, ou mesmo de o arquivo não abrir (ficar corrompido). O ideal é acessar os menus “inserir”, “imagem” e “do arquivo”, para evitar surpresas desagradáveis. Em tempo: imagens no formato TIF e BMP ocupam mais espaço; se possível, transforme-as em JPG antes de inseri-las, para deixar a apresentação mais leve.
