Presente em praticamente todas as empresas, o auxiliar administrativo se envolve nas rotinas da gestão.
Não importa qual seja o ramo do setor: é preciso de alguém para garantir a execução dos serviços de apoio. Mesmo pequenas empresas, quando enfrentam o “grave problema” da expansão, necessitam de um auxiliar administrativo, para que as exigências formais da gestão – administração financeira, recursos humanos, marketing, etc. – sejam realizadas com rapidez e eficiência.
As funções do auxiliar administrativo, no entanto, são diferentes, de acordo com a empresa em que exercem a função. Em algumas, a ênfase está no controle de vendas e estoques; em outras, no auxílio à logística (compras, distribuição de materiais, entregas, controles de qualidade, etc.).
Quaisquer que sejam, no entanto, as funções do auxiliar administrativo exigem o cumprimento de algumas tarefas burocráticas que, quando não são atendidas, podem prejudicar ou mesmo inviabilizar o dia a dia da empresa. Por isto, mesmo que pareçam simples e banais, devem ser cumpridas com zelo e ética profissional.
O que Faz um Auxiliar Administrativo?
De acordo com as normas definidas pela empresa, um auxiliar administrativo pode ser o responsável pelo atendimento a fornecedores e clientes, controle do arquivo de documentos, digitação e elaboração de documentos, recepção e controle de material de escritório, preenchimento de formulários, controles financeiros, etc.
O cumprimento destas exigências nos prazos definidos é fundamental. Por exemplo, uma linha de produção pode ficar paralisada, caso o auxiliar administrativo responsável pelas compras negligencie na aquisição de matéria prima; no Departamento de Recursos Humanos, a produção de documentos como o controle de frequência dos funcionários (mesmo que seja o simples apontamento dos cartões), elaboração da folha de pagamento, recolhimento dos tributos e taxas, etc., é fundamental para que todos recebam seus salários no dia certo e a empresa não se torne inadimplente no recolhimento do INSS ou do FGTS.
Curso de Auxiliar Administrativo
A maioria das empresas que está em busca de um auxiliar administrativo exige o ensino médio completo; em alguns casos, é preciso estar cursando bacharelados ou graduações tecnológicas relacionadas à área de interesse do contratante, como Administração, Economia, Contabilidade, Logística, Marketing, Gestão de RH, etc.
Os estudantes que terminaram o ensino fundamental e têm algum interesse pela área administrativa podem realizar alguns cursos na área, para que estejam mais preparados no momento de disputar uma vaga no mercado de trabalho. Muitas escolas virtuais oferecem cursos online de auxiliar administrativo.
As empresas não costumam exigir experiência para a contratação de um auxiliar administrativo. Em alguns casos, as mais exigentes podem pedir seis meses ou um ano de carteira assinada. Geralmente, estes contratantes procuram pessoas com vivência específica em determinada área – isto costuma vir especificado no anúncio classificado.
É importante que o candidato a uma vaga de auxiliar administrativo tenha postura profissional, boa digitação, facilidade de comunicação, dinamismo, capacidade de trabalho em equipe, organização e proatividade. Tudo isto será avaliado nas entrevistas e testes do processo seletivo.
+ Vale a pena ler: Milionário Antes dos 30 anos: Como Chegar ao 1º Milhão?
