Há várias formas de administrar o tempo no trabalho. A primeira delas é descobrir a melhor forma de chegar lá.
O dia começa com correria, atrasos, uma xícara de café preto e direto para a garagem, certo? Se você disse que sim, já está levantando da cama de forma errada. O correto é acordar alguns minutos mais cedo e tomar um bom café da manhã com a família. Afinal, talvez esta seja a única refeição em grupo do dia. Em seguida, para administrar o tempo no trabalho, é preciso descobrir a melhor maneira de se deslocar até o local.
A humanidade está cada vez mais sedentária. Mesmo em pequenos deslocamentos, a principal tendência é pegar o carro, mas esta pode não ser a melhor solução. Se o local de trabalho for relativamente próximo, caminhar ou pedalar é uma forma fácil de se exercitar. Para distâncias maiores, o transporte público é a opção ideal: com a implantação de faixas exclusivas, a velocidade dos ônibus dobra e, quanto mais a classe média adotar ônibus e trens, maior será a pressão para a melhoria do serviço.
O Período da Manhã
Chegando ao escritório, é preciso relacionar todas as atividades do dia e começar com a tarefa mais importante, trabalhosa ou difícil. Mesmo que as mais fáceis sejam mais urgentes, elas requerem menos tempo e, se for necessário, é possível interromper o trabalho mais complexo, dedicar alguns minutos para entregar o trabalho no prazo.
Antes de iniciar o trabalho propriamente dito, abra a caixa de mensagens e verifique os e-mails. Pode ter ocorrido alguma alteração nos prazos e, sem verificá-la, perde-se tempo desnecessariamente. Separe as mensagens pessoais em outra pasta e deixe para lê-las em um momento de folga.
Se precisar entrar em contato com clientes e fornecedores, faça isto logo no início do expediente. Neste horário, quase todas as pessoas estão organizando seu dia, distribuindo tarefas e, assim, é mais fácil localizá-las no local de trabalho. Mesmo com a facilidade dos celulares, muitas vezes o interlocutor precisa recorrer a documentos ou a outras pessoas para responder à sua indagação (um prazo de entrega ou a prorrogação de um pagamento, por exemplo); não estando na empresa, a resposta terá de ser adiada.
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A Hora do Almoço
Resista à tentação de engolir um sanduíche à frente do computador. Isto não satisfaz às necessidades nutricionais (e no médio prazo pode prejudicar a saúde) e, como diz o velho ditado, “saco vazio não para em pé”. Além disto, o rendimento físico e mental ficará prejudicado por toda a tarde.
Mais um motivo: “pular” refeições aumenta a sensação de fome, o consumo de pequenos lanches e um imenso prato no jantar. Isto rapidamente provoca sobrepeso e obesidade, com todos os problemas que a condição acarreta. Vá a um refeitório ou restaurante, aproveite para fazer contato com clientes (se for o caso), descanse um pouco, fale sobre futebol ou a novela. O raciocínio e o humor estarão melhores na volta ao trabalho.
“Segundo tempo”
Verifique novamente a caixa de entrada e responda imediatamente aos e-mails recebidos. Cheque a lista de tarefas do dia, verifique prováveis pendências e, se houver atrasos, comunique a chefia ou o cliente, apresentando os motivos (não entrega no prazo, não liberação pelo banco, etc.).
Reserve o final do dia para antecipar as tarefas da semana. Antes de voltar para casa, faça um rascunho das possíveis atividades do dia seguinte. Assim, é possível administrar o tempo e manter a qualidade de vida.
