O pacote Office da Microsoft chegou ao Brasil oficialmente em 1993, quando o Brasil abriu a reserva de mercado de informática, que impedia a entrada de equipamentos e programas no comércio nacional. Antes disto, documentos, planilhas e tabelas eram confeccionados em máquinas de escrever ou em lentos computadores que tinham um irritante monitor de fósforo verde: os caracteres eram mostrados num verde cítrico que fazia arder os olhos.
De lá para cá, nestes 20 anos, muita coisa mudou. A Microsoft dominou o mercado brasileiro; rapidamente, as empresas renderam-se aos programas que permitem a confecção personalizada de textos, gráficos, apresentações de slides, etc. O pacote Office – especialmente os três aplicativos mais usados: o Word, o Excel e o PowerPoint – está presente no cotidiano de todas as empresas, especialmente nas áreas administrativas. Mas é preciso aprender o Microsoft Office, para aproveitar ao máximo as ferramentas que ele disponibiliza ao usuário.
Pacote Office 2010
Word
O Word é o processador de textos do pacote Office, que está atualmente na versão 2010. A maioria das pessoas o utiliza apenas para digitar, sem perceber que podem criar belos textos alterando a fonte (o tipo da letra), o corpo (o tamanho), a cor, aumentando a distância entre linhas e parágrafos, o alinhamento (à direita, esquerda, justificado, inclusive definindo se o texto será hifenizado).
O Word também tem ferramentas para localizar rapidamente palavras e frases, aumentando a velocidade do trabalho. O programa também permite a substituição das palavras: por exemplo, num contrato padrão já digitado, pode-se substituir de uma vez todas as vezes em que surge o nome do cliente, por exemplo, renomeando o arquivo para salvá-lo.
É possível também definir estilos: por exemplo, todos os títulos serão digitados em Futura, corpo 12, negritado; os subtítulos em Garamond, corpo 11, itálico; o corpo de texto, em Times, corpo 10, normal. O programa já traz algumas sugestões de estilo, mas o usuário pode editá-las da forma que quiser. Basta digitar ou colar o texto sem formatação, “pintá-lo” (como um CNTRL T) e clicar o botão de estilo.
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Com o verificador de ortografia e gramática, é possível identificar erros no texto, mas é preciso alimentar constantemente o dicionário com novas palavras; além disto, o Office ainda não domina plenamente as regras da língua portuguesa.
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Excel
O Excel é a planilha eletrônica do Office. Ele permite o lançamento de dados (informações, números e texto) em células de uma tabela. O programa permite formatar os números de acordo com a necessidade do digitador (moeda, porcentagem, fração, negativo, etc.) e, clicando numa linha ou coluna, todas as células aceitarão a mesma formatação.
Para personalizar a tabela, podem-se igualmente escolher fontes, cores e tamanhos do textos, definir a cor de fundo das células e das linhas da planilha. O Excel executa diversas funções matemáticas e de lógica, além de permitir o uso de fórmulas financeiras e estatísticas. Os dados podem ser classificados em ordem numérica e alfabética e transformados em gráficos de barras, pizza, etc.
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PowerPoint
Este aplicativo permite a rápida produção de slides e transparências, para serem apresentados em projetores e data shows. Com o PowerPoint, é possível inserir textos, imagens, ilustrações, fotos, gráficos, etc. Os recursos de diagramação são os mesmos que estão presentes no Word e Excel.
O PowerPoint substituiu as demoradas transparências que eram apresentadas em retroprojetores. Os textos eram manuscritos ou datilografados em folhas transparentes, como recursos bastante limitados.
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O Pacote Office 2010 é composto pelos programas: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher
O Pacote Office na sua casa
Não só para trabalhar o Office 2010 é útil: ele também facilita bastante as atividades domésticas. Com o Word, crianças e jovens podem fazer a lição de casa, universitários podem preparar seus trabalhos e donos de casa organizam um livro de receitas, por exemplo.
Outra facilidade é a confecção do orçamento doméstico, relacionando todas as receitas e despesas, fixas e eventuais, em planilhas do Excel. O programa permite que sejam feitas várias tabelas num mesmo arquivo. O orçamento permite melhor planejamento financeiro das famílias.
Por fim, álbuns eletrônicos de fotos podem ser arquivados no PowerPoint, permitindo que elas sejam vistas rapidamente na tela do computador ou num projetor.
Como se vê o Office está presente em boa parte dos momentos cotidianos. Ele tem ainda outras funções, como banco de dados (o Access), útil para agendas eletrônicas e cadastros de clientes e fornecedores, o Publisher, para uma diagramação mais elaborada, além do navegador Internet Explorer e o gerenciamento de e-mails Outlook Express.
Para aprender tanta coisa num mesmo pacote eletrônico, é preciso fazer um curso. Estudando o Microsoft Office 2010, as tarefas se tornarão mais rápidas, a apresentação, mais atraente e os resultados, mais eficientes.
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